Nếu một công ty nước ngoài có kế hoạch thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường Việt Nam về nhu cầu hàng hóa và dịch vụ nào đó và mong muốn có một đầu mối liên lạc tại Việt Nam thì ngoài việc đăng ký thành lập một công ty theo Luật Đầu tư 2014 và Luật Doanh nghiệp 2014, các công ty nước ngoài có thể cân nhắc thành lập một văn phòng đại diện theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016. Những điểm thuận lợi khi thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam là:

·                     Thời gian và thủ tục thành lập một văn phòng đại diện ngắn và đơn giản hơn so với thành lập một công ty có vốn đầu tư nước ngoài;

·                     Văn phòng đại diện có thể được điều hành và quản lý bởi một nhân viên (Trưởng văn phòng đại diện); và

·                     Điều hành một văn phòng đại diện sẽ đơn giản, ít tốn kém chi phí hơn vì văn phòng đại diện không thuộc đối tượng phải kê khai thuế, chuẩn bị cáo tài chính, chuẩn bị và nộp báo cáo lao động, báo cáo đầu tư. Thông thường, một văn phòng đại diện chỉ cần nộp báo cáo hoạt động hàng năm trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 1 năm kế tiếp.

Tuy nhiên, việc điều hành thông qua một văn phòng đại diện có một số nhược điểm:

·                     Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân;

·                     Thời gian hoạt động tối đa của văn phòng đại diện là 5 năm (có thể gia hạn thêm); và

·                     Văn phòng đại diện không được phép ký kết hợp đồng mua bán hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh khác.

Các tài liệu cần thiết để thành lập một văn phòng đại diện bao gồm:

·                     Giấy chứng nhận thành lập công ty và/hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty nước ngoài;

·                     Báo cáo tài chính có kiểm toán của năm trước liền kề hoặc tài liệu tương đương từ cơ quan thuế có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền chứng minh sự tồn tại và hoạt động của  công ty nước ngoài;

·                     Hộ chiếu của Trưởng văn phòng đại diện;

·                     Sơ yếu lý lịch của Trưởng văn phòng đại diện;

·                     Quyết định bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện;

·                     Hợp đồng thuê văn phòng (hoặc thỏa thuận nguyên tắc cho thuê văn phòng) về vị trí của văn phòng đại diện; và

·                     Tài liệu chứng minh quyền sở hữu, điều kiện an toàn và các vấn đề khác có liên quan về địa điểm đặt văn phòng của chủ sở hữu.