Trong công ty cổ phần (CTCP), có nhiều vấn đề quan trọng (như tăng số cổ phần được quyền chào bán, thay đổi ngày nghề kinh doanh hay các giao dịch giá trị lớn) thuộc thẩm quyền và được quyết định bởi Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). ĐHĐCĐ đưa ra quyết định của mình bằng việc thông qua nghị quyết. Trong thực tiễn, một nghị quyết của ĐHĐCĐ được thông qua theo cách thức sau đây:

·         Cuộc họp của ĐHĐCĐ được tổ chức và khi kết thúc cuộc họp, một biên bản sẽ ghi chép lại nội dung (bao gồm nhưng không giới hạn) các quyết định được đưa ra trong cuộc họp. HĐQT có thể lựa chọn việc lấy ý kiến bằng văn bản từ các cổ đông và chuẩn bị biên bản kiểm phiếu; và

·         Trên cơ sở biên bản được chấp thuận, Chủ tịch HĐQT ký một văn bản gọi là “Nghị quyết của ĐHĐCĐ” trong đó bao gồm các quyết định cụ thể được ĐHĐCĐ chấp thuận tại cuộc họp ĐHĐCĐ hoặc bằng cách lấy ý kiến bằng văn bản từ các cổ đông. Văn bản này thường được cung cấp cho đối tác của công ty hoặc cơ quan cấp phép.

Luật Doanh Nghiệp 2014 quy định chi tiết bước đầu tiên về các vấn đề như tỷ lệ dự họp, mức biểu quyết, và các nội dung bắt buộc của biên bản. Tuy nhiên, Luật Doanh Nghiệp 2014 không có nhiều quy định liên quan tới bước thứ hai. Vì vậy, có một vài vấn đề không rõ ràng xoay quanh bước thứ hai như sau:

·         Có nhất thiết phải có một văn bản gọi là “Nghị quyết của ĐHĐCĐ” hay không?

·         Tầm quan trọng của văn bản này là gì?

·         Ai có thể ký văn bản này?

Đối với vấn đề đầu tiên, Luật Doanh Nghiệp 2014 không yêu cầu cụ thể rằng nhất định phải có một văn bản tên là “Nghị quyết của ĐHĐCĐ”. Tuy nhiên, có một vài quy định của Luật Doanh Nghiệp 2014 chỉ ra rằng sẽ có một văn bản với tên gọi “Nghị quyết của ĐHĐCĐ”. Cụ thể là:

·         Theo Điều 114 của Luật Doanh Nghiệp 2014, một cổ đông có quyền sao chép và rà soát các biên bản của ĐHĐCĐ và các nghị quyết của ĐHĐCĐ. Quy định này chỉ ra rằng các nghị quyết của ĐHĐCĐ là các văn bản độc lập và tách biệt với các biên bản của ĐHĐCĐ;

·         Theo Điều 123 của Luật Doanh Nghiệp 2014, thông báo chào bán cổ phần riêng lẻ phải kèm theo tài liệu là nghị quyết của ĐHĐCĐ; và

·         Theo Điều 136 của Luật Doanh Nghiệp 2014, người triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ phải chuẩn bị dự thảo nghị quyết ĐHĐCĐ. Điều 139 của Luật Doanh Nghiệp 2014 quy định rằng dự thảo nghị quyết ĐHĐCĐ phải được gửi tới tất cả các cổ động dự họp.

Về vấn đề thứ hai, Luật Doanh Nghiệp 2014 không nói rõ liệu một văn bản được gọi là “nghị quyết của ĐHĐCĐ” là (1) một yêu cầu để nghị quyết của ĐHĐCĐ có giá trị pháp lý, hay (2) chứng thư của việc nghị quyết của ĐHĐCĐ đã được thông qua. Điều 136 của Luật Doanh Nghiệp 2014 nêu trên có vẻ như hỗ trợ cho cách diễn giải (1) bởi vì phải có dự thảo nghị quyết được gửi đi trước khi nghị quyết có thể được thông qua. Tuy nhiên, cách diễn giải thứ (2) hợp lý hơn vì:

·         Theo Điều 143 của Luật Doanh Nghiệp 2014, một nghị quyết của ĐHĐCĐ sẽ được thông qua tại cuộc họp ĐHĐCĐ hoặc bằng cách lấy ý kiến bằng văn bản. Luật Doanh Nghiệp 2014 không yêu cầu một văn bản gọi là “Nghị quyết của ĐHĐCĐ” phải được ban hành cho nghị quyết được thông qua bởi ĐHĐCĐ;

·         Theo Điều 144 của Luật Doanh Nghiệp 2014, một nghị quyết của ĐHĐCĐ sẽ được thông qua nếu được chấp thuận bởi một số lượng phiếu biểu quyết nhất định. Nếu việc thông qua nghị quyết của ĐHĐCĐ phụ thuộc vào một văn bản gọi là “Nghị quyết của ĐHĐCĐ” được ban hành thì điều này sẽ không thống nhất với Điều 144 của Luật Doanh Nghiệp 2014. Sẽ là thiếu lô gich khi người kiểm soát việc ban hành văn bản này có thể trì hoãn hoặc thậm chí ngăn cản quyết định của ĐHĐCĐ có hiệu lực;

·         Luật Doanh Nghiệp 2014 yêu cầu cụ thể rằng các biên bản của cuộc họp ĐHĐCĐ phải được chuẩn bị và quy định (bao gồm nhưng không giới hạn) các vấn đề được quyết định bởi ĐHĐCĐ. Vì vậy, cho dù không có một văn bản độc lập gọi là “Nghị quyết của ĐHĐCĐ” được ban hành, việc cho phép CTCP và các chủ thể khác có thể dựa vào thực tế bao gồm cả các quyết định của ĐHĐCĐ được ghi nhận trong các biên bản là hợp lý.

Về vấn đề thứ ba, mặc dù một văn bản được gọi là “nghị quyết của ĐHĐCĐ” thường được ký bởi Chủ tịch HĐQT, không có quy định cụ thể trong Luật Doanh Nghiệp 2014 cho phép Chủ tịch HĐQT được làm vậy. Có lẽ, Chủ tịch HĐQT có thể dựa vào thẩm quyền chủ trì cuộc họp ĐHĐCĐ để ký nghị quyết của ĐHĐCĐ. Nếu một văn bản gọi là “nghị quyết của HĐQT” được coi là bằng chứng cho nghị quyết của ĐHĐCĐ đã được thông qua thì văn bản đó tương tự với một đoạn trích trong biên bản cuộc họp ĐHĐCĐ. Khi đó, văn bản này nên được ký bởi người đã ký biên bản cuộc họp ĐHĐCĐ (ví dụ: chủ tịch hoặc thư ký của cuộc họp). Bên cạnh đó, có quan điểm cho rằng người đại diện theo pháp luật của CTCP có thể ký văn bản này nhằm mục đích xác thực. Điều này phù hợp với thực tế khi người đại diện theo pháp luật của CTCP có thể ký tên trên điều lệ của CTCP theo quy định tại Điều 25 của Luật Doanh Nghiệp 2014.

Bài viết được đóng góp một phần bởi Nguyễn Lan Chi, thực tập sinh tại Venture North Law.