Vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định Định 01/2021 về thủ tục đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực thi hành từ ngày 04 tháng 01 năm 2021 để thay thế cho Nghị định 78/2015. Nghị định Định 01/2021 có những quy định mới và thay đổi nhất định liên quan đến đăng ký và công bố thông tin doanh nghiệp như sau:

· Nghị định Định 01/2021 nêu rõ “người nộp hồ sơ” là bao gồm người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

· Mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp đồng thờiđược quy định là mã số thuế của chi nhánh hoặc, văn phòng đại diện đó.

· Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ – Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải được soạn thảo bằng tiếng Việt. Bản dịch tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được công chứng. Trường hợp hồ sơ được lập bằng song ngữ Anh - Việt thì sử dụng bản tiếng Việt được sử dụng để làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là, mặc dù các bên có thể đồng ý rằng phiên bản tiếng Anh sẽ được ưu tiên sử dụng hơn giữa các bên, nhưng các bên phải quan tâm đến phiên bản/bản dịch tiếng Việt để tránh bất kỳ sự thiếu chính xác nào vì cơ quan có thẩm quyền chỉ xem xét phiên bản tiếng Việt của hồ sơ.

· Hợp pháp hóa lãnh sự văn bản nước ngoài - Văn bản pháp luật của pháp nhân nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Mặc dù yêu cầu này mới được bổ sung trong Nghị định Định 01/2021 nhưng trên thực tế các doanh nghiệp đã tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự các văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp liên quan đến hồ sơ .

· Chấp thuận Mua bán và Sáp nhập (M&A) trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp - Việc chấp thuận cho nhà đầu tư nước ngoài góp vốn hoặc, mua cổ phần, / phần vốn góp theo Luật Đầu tư 2020 được yêu cầu cụ thể trong hồ sơ chuyển đổi hình thức doanh nghiệp, và chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp;

· Áp dụngHồ sơ đồng thời - Trong khi đăng ký thay đổi hình thức doanh nghiệp, công ty có thể đồng thời đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Trước đây, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được thực hiện sau khi hình thức doanh nghiệp mới của công ty được đăng ký hoàn chỉnh tại Cơ quan Đăng Ký Kinh Doanh.

· Đăng ký doanh nghiệp của các tổ chức trong lĩnh vực ngân hàng và chứng khoán - Nghị định Định 01/2021 quy định chi tiết việc đăng ký doanh nghiệp của công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán, công ty đầu tư chứng khoán, chi nhánh công ty chứng khoán nước ngoài và chi nhánh công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam như được quy định theo tại Luật Chứng khoán 2019. Các đơn vịtổ chức này phải cung cấp giấy phép hoặc văn bản chấp thuận do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

· Hủy đăng ký doanh nghiệp - Doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy đăng ký doanh nghiệp bằng cách gửi yêu cầu bằng văn bản đến Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh nếu hồ sơ chưa được chấp thuận trên Cổng thông tin quốc gia. Tuy nhiên, Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh có quyền chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu đó.

· Ngày bắt đầu hoạt động - Nghị định Định 01/2021 cho phép doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh sau ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) nếu doanh nghiệp đăng ký. Nghị định Định 78/2015 chỉ quy định quyền của doanh nghiệp có quyền thành lập doanh nghiệpbắt đầu kinh doanh kể từ ngày cấp GCNĐKDN.

· Hoàn trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp – Doanh nghiệp phải nộp pPhí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp phải được nộp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được cấp GCNĐKDN, thì doanh nghiệp sẽ được hoàn trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp sẽ được hoàn trả cho doanh nghiệp. (Điều 35.3 Nghị định Định 01/2021)

· Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp - Điều 41 Nghị định Định 01/2021 giải thích một số tình trạng pháp lý của doanh nghiệp được hiển thị trên Cổng thông tin quốc gia. Tùy thuộc vào tình trạng hoặc các thủ tục đang được tiến hành liên quan đến doanh nghiệp, doanh nghiệp đó có thể thuộc một trong các trạng thái sau: (i) tạm ngừng kinh doanh, (ii) không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, (iii) bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cưỡng chế về quản lý thuế , (iv) đang làm thủ tục giải thể, đã bị chia, bị hợp nhất, bị sáp nhập, (v) đang làm thủ tục phá sản, và (vi) đã giải thể, phá sản hoặc chấm dứt tồn tại, hoặc (vii) đang hoạt động. Giải thích này rất hữu ích để công dân chúng hiểu được tư cách pháp nhân lý của một doanh nghiệp tại Việt Nam.

· Hồ sơ đĐăng ký giảm vốn điều lệ của Công công ty Trách trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên – Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên phải phải nộp kèm theo báo cáo tài chính gần nhất trong hồ sơ đăng ký giảm vốn với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.

· Thủ tục thay đổi phương pháp tính thuế - Trường hợp doanh nghiệp thay đổi phương pháp tính thuế thì phải tiến hành thủ tục với cơ quan thuế thay vì thông báo thay đổi phương pháp tính thuế với Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh. Trước đây, mọi thay đổi về đăng ký thuế (bao gồm cả phương pháp tính thuế) chỉ được thông báo tới Cơ Quan Đăng Kí Ký Kinh Doanh, sau đó Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh sẽ chuyển thông tin thay đổi cho cơ quan thuế.

· Thay đổi đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh - Nghị định Định 01/2021 quy định rõ ràng rằng sau khi công ty 100% vốn nhà nước được chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của những doanh nghiệpcông ty trên thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định chung áp dụng đối với chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

· Số điện thoại của doanh nghiệp là bắt buộc - Doanh nghiệp phải bổ sung số điện thoại của mình trong hồ sơ khi đăng ký hoặc thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp nếu thông tin này chưa được cung cấp trước đó. Nếu không, việc đăng ký hoặc thông báo thay đổi sẽ được coi là không hợp lệ.

· Thay đổi đăng ký doanh nghiệp theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản - So với Nghị định Định 78/2015, Nghị định Định 01/2021 khẳng định rõ ràng có thể thay thếrằng biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến bằng văn bản của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông có thể thay thế bằng biên bản họp nếu việc lấy ý kiến bằng văn bản được thực hiện theo đúng với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

· Hạn chế đăng ký, thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp - Nghị định Định 78/2015 đã quy định một số trường hợp doanh nghiệp không được thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nghị định Định 1/2021 bổ sung thêm hai tình tiếttrường hợp mới, cụ thể là (i) theo yêu cầu của cơ quan điều tra, thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan điều tra, điều tra viên theo quy định của tố tụng hình sự, hoặc (ii) Doanh doanh nghiệp đang trong tình trạng "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký". Doanh nghiệp trong trường hợp này có thể tiếp tục thay đổi thông tin sau khi được cơ quan điều tra chấp thuận bằng văn bản hoặc tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đó được chuyển thành “đang hoạt động”.

· Tạm ngừng kinh doanh - Trước đây, doanh nghiệp chỉ được tạm ngừng hoạt động một năm. Hiện tại, không có giới hạn về tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể thông báo cho Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh về dự định tạm ngừng kinh doanh bất kỳ lúc nào, tuy nhiên, thời gian tạm ngừng trong mỗi lần thông báo không quá một năm. Ngoài ra, doanh nghiệp không phải nộp thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh đặt của chi nhánh, văn phòng đại diện, và địa điểm kinh doanh. Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh căn cứ vào thông báo tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp, theo đó cập nhật tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp cho phù hợp.

· Trường hợp doanh nghiệp có được GCNĐKDN/xác nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng sau đó phát hiện GCNĐKDN/xác nhận này được phát hiện là cấp không đúng thủ tục, hoặc hồ sơ theo luật định thì GCNĐKDN/xác nhận đó sẽ không có giá trịhiệu lực theo thông báo của Cơ Quan Đăng Kýí Kinh Doanh và doanh nghiệp có liên quan phải nộp lại đơn đăng ký để có hồ sơ để xin cấp GCNĐKDN/xác nhận đăng kí doanh nghiệp mới. (Điều 69 Nghị định Định 01/2021)

· Giải thể - Nghị định Định 01/2021 quy định chi tiết và tách biệt các thủ tục giải thể doanh nghiệp, một thủ tục cho việc giải thể do thu hồi GCNĐKDNGiấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (giải thể không tự nguyện) theo như được quy định tại Điều 70 Nghị định Định 01/2021 và thủ tục khác cho việc giải thể do lý do khác lý do (giải thể tự nguyện) như đượctheo quy định tại Điều 71 Nghị định Định 01/2021. Hơn nữa, Nghị định Định 01/2021 cũng quy định các thủ tục trong trường hợp doanh nghiệp hủy dự định giải thể tự nguyện. (Điều 70 và 71 Nghị định Định 01/2021)

· Thu hồi Giấy giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh, và văn phòng đại diện - Đây là quy định mới so với Nghị định Định 78/20215. Chi nhánh, văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh và văn phòng đại diện bị thu hồi trong 3 trường hợp: (i) Nội nội dung trong hồ sơ đăng ký kinh doanh của chi nhánh, và văn phòng đại diện là giả mạo, (ii) chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện ngừng hoạt động một năm mà không thông báo cho Cơ Quan Đăng Kí Ký Kinh Doanh; hoặc (iii) theo quyết định của tòa án hoặc đề nghị của cơ quan có thẩm quyền.

Bài viết này được thực hiệnviết bởi Lê Minh Thùy và biên tập bởi Nguyễn Quang Vũ.

Vietnam Business Law